The Event Design Collective has been growing! The latest Dutch addition is Ingrid Rip, with whom I am working on 5 articles about the use of Design in the Event Industry. You can check out the original article here at Meeting Magazine :
Design thinking stond aan de wieg van event design. Ik heb inmiddels een bijna heilig geloof in het goed onderzoeken met een divers team wat nu écht waarde toevoegt aan een event. Wat moet er echt veranderen? Het sparren over de wijze waarop je deze wenselijke verandering kan vertalen in een event vind ik iedere keer een feestje. Het gaat over stakeholders en hun doelstellingen, over verandering en vernieuwing richting impact, over meetbare resultaten en waardevol zijn: voor, tijdens en na het event. Eerst met kleine stapjes maar op de lange termijn leidend tot het bereiken van strategische doelen. Ik ga jullie in de komende maanden meenemen op een reis door ‘Designland’.
Inhoud of Logistiek? Als meetingplanner organiseer je events soms op bijzondere plekken, vaak met bijzondere sprekers. Je ontmoet een diversiteit aan mensen en je leert iedere dag meer. Hiervan krijgen de meesten veel energie, ze genieten ervan als ze een goed geolied event hebben neergezet. Ze hebben er oprecht lol in! Toch verzanden we vaak direct in de logistiek: “omdat ik als planner nu eenmaal niet van de inhoud ben”, hoor ik vaak. We nemen de chaos en stress op de koop toe.
Of de opmerking “we doen dit al 10 jaar zo, ik hoef alleen de details maar aan te passen”. Veranderen is griezelig en dus horen we vaak “liever geen veranderingen!”. Ze weten immers wat ze nu hebben en stel je voor dat het na aanpassingen de mist ingaat? Dat risico wil je niet nemen. Bovendien is het overtuigen van de leidinggevende (of opdrachtgever) een ‘dingetje’.
Te veel drempels en eerlijk gezegd, denk ik dat we er een aantal vrij eenvoudig kunnen weerleggen. Graag deel ik mijn gedachten hierover met jullie in een serie artikelen die je in deze en komende edities van dit magazine kunt lezen. Ik ben namelijk overtuigd dat het echt anders kan. En laten we niet vergeten dat we in een wereld leven die zo aan verandering onderhevig is, dat herhalen wat nu goed werkt geen garantie voor de toekomst biedt.
Het bewust ontwerpen van evenementen kost doorgaans tijd en geld. Er is een manier om dat in een later stadium weer terug te verdienen. As je je vooraf goed verdiept in je stakeholders en rekening houdt met de randvoorwaarden, kun je toewerken naar het creëren van meerwaarde. Meerwaarde zal leiden tot het realiseren van (strategische) doelen. Het maakt niet uit of dit een vergadering van 10 personen betreft of een congres van 2.000. Dit samen ontwerpen van meerwaarde wordt veel lastiger als je hiermee pas start nadat je begonnen bent met de logistiek.
Hoezo design thinking?! Ok, even terug naar het begin: design thinking. Waar komt design thinking vandaan en waar gaat dit eigenlijk over? Als ik een korte definitie zou mogen geven: design thinking is gestart als een tool om te innoveren vanuit strategische, innovatieve gedachten. Het is een methode die je in staat stelt om vernieuwend te denken. Deze manier van ‘anders’ denken is bij veel mensen bekend van bijvoorbeeld het Business Model Canvas van Alexander Osterwalder (*1). Het Event Design Collective heeft het in 2014 in onze sector gelanceerd, zoals jullie hebben gelezen in mijn interview met Roel Frissen en Ruud Janssen (MM nr. 2 2019).
Design thinking gaat niet per definitie om het bedenken van nieuwe produc-ten, diensten of in ons geval meetings & events. Het gaat ook over het goed bekijken wat je al hebt en hoe je dit anders kunt inzetten zodat het meerwaarde biedt. Per slot van rekening zoeken we allemaal naar alternatieve manieren om bijvoorbeeld problemen op te lossen, strategieën te ontwikkelen, nieuwe inzichten te krijgen omdat de wereld om ons heen snel verandert en tijd een steeds schaarser middel is.
Ondanks al die veranderingen willen we zinvol bezig blijven, waarde toe voegen. Dat is een reden waarom mensen graag met je samenwerken, waarom ze terugkomen en wat dus zorgt voor continuïteit. Design thinking helpt je om nieuwe wegen te bewandelen, om waarde toe te voegen, impactvolle evenementen te organiseren, bijzondere ervaringen te ontwerpen volgens een creatief én gestructureerd proces. Als je dat goed doet, kun je je onderscheiden. Er is één addertje onder het gras: je moet eerst controle loslaten om vanuit de chaos van kennis, informatie en veranderingen een nieuwe weg te ontwikkelen.
Het proces Het proces is eigenlijk eenvoudig: als je de doelen en de waarden kent van je organisatie (je ‘Why’ uit de Golden Circle *2) dan kun je verder onderzoek doen. Dat doe je bij voorkeur in samenwerking met diverse stakeholders. Je gaat op zoek naar alle kleine stukjes informatie die je gaan helpen om de uitdagingen, verwachtingen, de wensen en dromen van betrokkenen helder te krijgen. Je zoekt randvoorwaarden uit. Pas als je goed inzicht hebt, zal deze informatie je in staat stellen om ideeën te genereren die tot oplossingen leiden. Aan de hand van al deze ideeën kun je prototypes bedenken en komen tot een conceptvorm van je event. Deze kun je testen, evalueren en aanpassen. Keer op keer, want klaar ben je nooit. Immers de wereld om ons heen blijft veranderen en zo verandert het event iedere keer ook mee. Als je dit goed doet, creëer je loyale ambassadeurs.
Het is belangrijk een aantal cruciale aspecten in de gaten te houden als je een effectief ontwerp nastreeft, dat ontdekten onderzoekers van McKinsey (*3):
Ontwerpen is een continu proces waarvan je resultaten net zo streng meet als je dat doet voor omzet en kosten.
Werk met elkaar toe naar één vloeiende deelnemerservaring. Stel dus je deelnemers centraal!
Zorg dat je ook stakeholders bij het ontwerp betrekt en dat zij verantwoordelijkheid nemen.
Luister, herhaal, test in samen-werking met stakeholders, het is niet een eenmalige exercitie!
Uiteindelijk voegt het event waarde toe doordat er daadwerkelijk gedragsverandering plaatsvindt. Niet alleen de dagen erna maar het streven is voorgoed.
Ingrid Rip is een gedreven event-professional. Haar specialisatie is de (wetenschappelijke) associatie-markt. Ze is gecertificeerd meeting designer, trainer en consultant en helpt organisaties zoals convention bureaus, venues en verenigingen resultaten te verbeteren. www.rrem.nl
Yesterday we celebrated with success the second edition of Meet the Expert, a series of events designed with the Event Canvas Methodology and organized by the Creative dots for our community of Event Designers and tCd fans, eager to innovate within their corporate event strategy.
Photos Patricia Nieto
Yesterday we discovered one of the most innovative tools for event design: the strategic storytelling by Dennis Luijer, Story Engagement Engineer of the Event Design Collective.
Photos Patricia Nieto
The event has positioned itself as the most powerful and influential strategic communication and marketing tool within companies. And they are increasingly aware that it is no longer enough to plan events; it is necessary to create unique, memorable experiences that provide differential value. In order to do this, time must be devoted to the design of events and the creation of common co-creation spaces for the event owner and the event planner.
How do we tell the story of our event? How do we involve all stakeholders in its design? How do we generate the behavioural transformation we want?
We answered these questions in a dynamic and interactive day of knowledge in which attendees experienced their ability to tell stories through a visual language and established a dialogue with the international expert Dennis Luijer, who encouraged them to tell their own story.
Photos Patricia Nieto
Dennis Luijer insisted on the importance of storytelling to make ideas tangible and to establish a common co-creation space for the design of the event, between the event planner and the event owner.
Making the history of the event visible and tracing the experiential steps necessary to achieve the objective of the event, through visual language, minimizes risks and obtains greater profitability.
This second edition of Meet the Expert by tCd boosted creativity for the development of effective and innovative solutions. Meet the Expert are international meetings with the sole purpose of promoting the professional development of the Event Designer Community.
Photos Patricia Nieto
We would like to thank all those attending this second edition, who enjoyed this learning day in an inspiring space, the Sala Gobernador, the flagship space of Impact Hub.
MEET THE EXPERT is also an intergenerational meeting point and a space to listen and empathize with new generations. For this reason, we promote alliances with academic institutions. On this occasion we had the presence of two students from the ESODE Business School.
Thanks to the collaborators, innovative companies within the Sector, with disruptive products that contributed to the generation of a unique experience: El Antiguo Convento (Catering), AV by RMR Audiovisuales and Only You Atocha.
Photos Patricia Nieto
At the Creative dots, a consulting company specialized in the meetings and events industry, we believe in the effectiveness of the event as a strategic tool for communication and commercialization, and we are convinced that the key to guaranteeing its success lies in the application of Innovation Methodologies for its design, organization and execution, always with a focus on the Customer Experience.
13 years ago [March 6th 2006], i drove down to the faculty of Industrial Design Engineering at DUT, set up my working prototype in the van Grinten Hall and held my final thesis talk about LAGOM (an interactive music mixing experience). After the laymen Talk, came the engineering exam with my 5 supervisors, which eventually culminated in my title of:
“Master of Industrial Design Engineering” , with an [at the time] citation in the direction of DfI – “Design for Interaction”.
After 12 years at the faculty and 8 months at Philips Media Interaction Group [part of Philips Research], I was done.
me with my main DUT supervisor , Prof. Dr. Rene van Egmond
My first experience after graduation was the reception at the ID-Kaffee, where emotions ran freely as did the beer…;). When I finally got home at my parents house, I was confronted with a bolted door. I was sent on a quest by my JAMMED brothers, to find the tools that would help me break down the door. During the reception I got one sledgehammer and one axe. I tried using them but ended up needing a tool with a little more finesse…;). I was handed a chainsaw… the door went down like “butter”. What a great way to start on the road of engineering solutions, breaking and tearing down my own door.
I was done with the beginning. Because with this MSc. title in my pocket and a young company to develop, at 33 i could finally START sharing what I had learned, with people in need of that knowledge. What came after was a great flood stream of experiences challenging the chainsaw, which if I look back at the last 13 years have kept me learning constantly.
In 2018 I have been taking along my trusty Theta V everywhere I went with the intent to share so 360 experiences. When gathering moments like that, i have learned to make it a point not to just show it point blank. Like any memorable moment, you need to be invited in to really appreciate and feel what is shared with you. In that sense I have come to realize that I have been taking 360 moments for myself and you are welcome to come and see them.
There are 2 kinds. The ones I made by creating a screen dump on my iphone and the actual 360 experiences (to be viewed on theta360.com or kuula.co.
Work with the port of Rotterdam and Innovation QuarterVR drawing class at the Delft University of Technology
The drawing class results
WEC’18 – Indianapolis – Workshop Event Canvas
At the Inspiration House in Amsterdam with Jake Blok
In the webcare hub at T-mobile NL
A magnificent kaleidoscopic experience in Hakonen, Japan
Experimenting with drawing FOR VR
Getting a handle on the 360 space
Tokyo Shibuya Station Crossing, Japan
Impromptu Clay pidgeon ART instalation on LANDSORT, Sweden
Me in the ICE HOTEL chapel in jukkasjarvi, Sweden
My little wonder machine… bringing joy to all
ON the bridge of CZOCHA (college of Extraordinairy experiences’18)
As part of the creation of a special Collaborative SPELL, the attendees of the TRANSFORMATION version of the College of extraordinary Experiences were experiencing first hand how they would create a comfortable spiral. Great process, made happen by everybody who attended!
Thank JACK and ANTHONY for your prototyping interventions and John-Paul Bichard for capturing this moment of shared movement!
Last summer I was invited to come to a conference about GOSSIP. The meeting was a bit peculiar. The host was ORONA (a elevate and stairway manufacturer) and their choice of venue was their traditional English PUB. This easily made the top 3 list of most interesting places to have a conference…in a bar.
The Topic was Gossip. The treasure chest of your company?
I was allowed to sit at the bar having a front row seat to the afternoons speakers. Their place of sharing being BEHIND said bar. My intention was to make drawing of their expert view on the subject and connect them after the event was done. What I found was a very well curated set of people, who all have very different perspectives on what you can call GOSSIP.
My other realisation was that during the process of translating the notes to one visual rendering I found that making portret of all attendees was a great way to give back what was said and more importantly who said it.
The visual notes you see above were made during the event. The poster below was the result of its visual translation. The poster was used to connect with all the participants personally and give back something special for their attendance.
Now the great insight lay in the creation of a PHONE based visual story that turned this poster into something you can browse through more easily and give attention to all of the different perspectives.
The event was organised by Rene Degen and Jeroen Peters of COMPARABLE .
It was a great opportunity to see how you could make the content of an event reach beyond the event day itself.
Privacy & Cookies: This site uses cookies. By continuing to use this website, you agree to their use.
To find out more, including how to control cookies, see here:
Cookie Policy
.jpg)
