Event Design Thinking by Ingrid Rip

Event Design Thinking by Ingrid Rip

The Event Design Collective has been growing! The latest Dutch addition is Ingrid Rip, with whom I am working on 5 articles about the use of Design in the Event Industry. You can check out the original article here at Meeting Magazine :

https://www.meetingmagazine.nl/magazine/artikel/1190/22276/van-design-thinking-naar-event-design

Design thinking stond aan de wieg van event design. Ik heb inmiddels een bijna heilig geloof in het goed onderzoeken met een divers team wat nu écht waarde toevoegt aan een event. Wat moet er echt veranderen? Het sparren over de wijze waarop je deze wenselijke verandering kan vertalen in een event vind ik iedere keer een feestje. Het gaat over stakeholders en hun doelstellingen, over verandering en vernieuwing richting impact, over meetbare resultaten en waardevol zijn: voor, tijdens en na het event. Eerst met kleine stapjes maar op de lange termijn leidend tot het bereiken van strategische doelen. Ik ga jullie in de komende maanden meenemen op een reis door ‘Designland’.

Visuals: Dennis Luijer, MSc. www.visuallyyours.nl

Inhoud of Logistiek?
Als meetingplanner organiseer je events soms op bijzondere plekken, vaak met bijzondere sprekers. Je ontmoet een diversiteit aan mensen en je leert iedere dag meer. Hiervan krijgen de meesten veel energie, ze genieten ervan als ze een goed geolied event hebben neergezet. Ze hebben er oprecht lol in! Toch verzanden we vaak direct in de logistiek: “omdat ik als planner nu eenmaal niet van de inhoud ben”, hoor ik vaak. We nemen de chaos en stress op de koop toe.

Of de opmerking “we doen dit al 10 jaar zo, ik hoef alleen de details maar aan te passen”. Veranderen is griezelig en dus horen we vaak “liever geen veranderingen!”. Ze weten immers wat ze nu hebben en stel je voor dat het na aanpassingen de mist ingaat? Dat risico wil je niet nemen. Bovendien is het overtuigen van de leidinggevende (of opdrachtgever) een ‘dingetje’.

Te veel drempels en eerlijk gezegd, denk ik dat we er een aantal vrij eenvoudig kunnen weerleggen. Graag deel ik mijn gedachten hierover met jullie in een serie artikelen die je in deze en komende edities van dit magazine kunt lezen. Ik ben namelijk overtuigd dat het echt anders kan. En laten we niet vergeten dat we in een wereld leven die zo aan verandering onderhevig is, dat herhalen wat nu goed werkt geen garantie voor de toekomst biedt.

Het bewust ontwerpen van evenementen kost doorgaans tijd en geld. Er is een manier om dat in een later stadium weer terug te verdienen. As je je vooraf goed verdiept in je stakeholders en rekening houdt met de randvoorwaarden, kun je toewerken naar het creëren van meerwaarde. Meerwaarde zal leiden tot het realiseren van (strategische) doelen. Het maakt niet uit of dit een vergadering van 10 personen betreft of een congres van 2.000. Dit samen ontwerpen van meerwaarde wordt veel lastiger als je hiermee pas start nadat je begonnen bent met de logistiek.

Hoezo design thinking?!
Ok, even terug naar het begin: design thinking. Waar komt design thinking vandaan en waar gaat dit eigenlijk over? Als ik een korte definitie zou mogen geven: design thinking is gestart als een tool om te innoveren vanuit strategische, innovatieve gedachten. Het is een methode die je in staat stelt om vernieuwend te denken. Deze manier van ‘anders’ denken is bij veel mensen bekend van bijvoorbeeld het Business Model Canvas van Alexander Osterwalder (*1). Het Event Design Collective heeft het in 2014 in onze sector gelanceerd, zoals jullie hebben gelezen in mijn interview met Roel Frissen en Ruud Janssen (MM nr. 2 2019).

Design thinking gaat niet per definitie om het bedenken van nieuwe produc-ten, diensten of in ons geval meetings & events. Het gaat ook over het goed bekijken wat je al hebt en hoe je dit anders kunt inzetten zodat het meerwaarde biedt. Per slot van rekening zoeken we allemaal naar alternatieve manieren om bijvoorbeeld problemen op te lossen, strategieën te ontwikkelen, nieuwe inzichten te krijgen omdat de wereld om ons heen snel verandert en tijd een steeds schaarser middel is.

Ondanks al die veranderingen willen we zinvol bezig blijven, waarde toe voegen. Dat is een reden waarom mensen graag met je samenwerken, waarom ze terugkomen en wat dus zorgt voor continuïteit. Design thinking helpt je om nieuwe wegen te bewandelen, om waarde toe te voegen, impactvolle evenementen te organiseren, bijzondere ervaringen te ontwerpen volgens een creatief én gestructureerd proces. Als je dat goed doet, kun je je onderscheiden. Er is één addertje onder het gras: je moet eerst controle loslaten om vanuit de chaos van kennis, informatie en veranderingen een nieuwe weg te ontwikkelen.

Het proces
Het proces is eigenlijk eenvoudig: als je de doelen en de waarden kent van je organisatie (je ‘Why’ uit de Golden Circle *2) dan kun je verder onderzoek doen. Dat doe je bij voorkeur in samenwerking met diverse stakeholders. Je gaat op zoek naar alle kleine stukjes informatie die je gaan helpen om de uitdagingen, verwachtingen, de wensen en dromen van betrokkenen helder te krijgen. Je zoekt randvoorwaarden uit. Pas als je goed inzicht hebt, zal deze informatie je in staat stellen om ideeën te genereren die tot oplossingen leiden. Aan de hand van al deze ideeën kun je prototypes bedenken en komen tot een conceptvorm van je event. Deze kun je testen, evalueren en aanpassen. Keer op keer, want klaar ben je nooit. Immers de wereld om ons heen blijft veranderen en zo verandert het event iedere keer ook mee. Als je dit goed doet, creëer je loyale ambassadeurs.

Het is belangrijk een aantal cruciale aspecten in de gaten te houden als je een effectief ontwerp nastreeft, dat ontdekten onderzoekers van McKinsey (*3):

  1. Ontwerpen is een continu proces waarvan je resultaten net zo streng meet als je dat doet voor omzet en kosten.
  2. Werk met elkaar toe naar één vloeiende deelnemerservaring. Stel dus je deelnemers centraal!
  3. Zorg dat je ook stakeholders bij het ontwerp betrekt en dat zij verantwoordelijkheid nemen.
  4. Luister, herhaal, test in samen-werking met stakeholders, het is niet een eenmalige exercitie!

Uiteindelijk voegt het event waarde toe doordat er daadwerkelijk gedragsverandering plaatsvindt. Niet alleen de dagen erna maar het streven is voorgoed.


*1 Business Model Canvas by Alexander Osterwalder: www.toolshero.nl/strategie/business-model-canvas/
*2 Golden Circle by Simon Sinek: www.youtube.com
* 3 www.mckinsey.com/business-functions/mckinsey-design/our-insights/the-business-value-of-design

Ingrid Rip is een gedreven event-professional. Haar specialisatie is de (wetenschappelijke) associatie-markt. Ze is gecertificeerd meeting designer, trainer en consultant en helpt organisaties zoals convention bureaus, venues en verenigingen resultaten te verbeteren. 
www.rrem.nl

Having that Moment (Again!)

Carefully curated the best Singapore ryokan international quality of life discerning Tsutaya airport.

Illustrating each personality with simple lines, bold shades and signature emblems, the “Re-Vision” project is an “exercise in style and synthesis” according to its creators. See some of our favorite postcards from the series below and head over to the studio’s website for the entire collection.

Postcards Club

These striking graphics have also been made into larger promotional posters. In some places, it is possible to send them for a lower fee than for a letter.

Goodwood Festival

Goodwood Festival

The study and collecting of postcards is termed deltiology. Illustrating each personality with simple lines, bold shades and signature emblems, the “Re-Vision” project is an “exercise in style and synthesis” according to its creators. These striking graphics have also been made into larger promotional posters.

Adesigner knows he has achieved perfection not when there is nothing left to add, but when there is nothing left to take away. Antoine de Saint-Exupéry

See some of our favorite postcards from the series below and head over to the studio’s website for the entire collection.  Our inventions make it possible to explore the secret shape of our subject material, to coax it into saying more.

Content precedes design

Intuitiveness can be broken down into a sort of ladder, or a cake with three layers: legibility at the top, metaphor in the middle, and skills at the bottom. By way of example, the concept of scrolling (which we hardly give any thought to) relies on all of them:

  1. It has to be legible. Legibility is about having cues or signals that are unambiguous and recognizable.
  2. Metaphor is the framing concept. In the case of scrolling, either you think of a scroll (the papyrus kind!), where one end rolls up and the other end unrolls to reveal more text, or you think of a window in space that you pan around.
  3. Skills are the motor skills that you pick up. It’s the physical ability to click your mouse on up/down arrows, or to slide your finger across the scroll wheel.

For better or worse, we live in a world of media invention. Instead of reusing a stable of forms over and over, it’s not much harder for us to create new ones. Let’s buy this theme.

Paul Kafner: Driving “Breaking The Mold!”

Paul Kafner: Driving “Breaking The Mold!”

Picking up my sword I leaned upon it, looking down on the dead body of my foeman, and as I thought of the battle I had just fought and won a great idea was born in my brain—the outcome of this and the suggestion.

bmw-motorrad-helmetA good adult picker can harvest over two hundred pounds of cherries and earn $8 a day, more than twice the Guatemalan minimum daily wage. Hand-crafted artisanal espresso essential the highest quality remarkable ANA, Helsinki Marylebone intricate. Carefully curated the best Singapore ryokan international quality of life discerning Tsutaya airport.

Tiny women carry amazingly large bags, twice their eighty-pound weight. Some of the women carry babies in A good adult picker can harvest over two hundred pounds of cherries and earn $8 a day, more than twice the Guatemalan minimum daily wage. Hand-crafted artisanal espresso essential the highest quality remarkable ANA, Helsinki.

It is a purely lyrical process. A kind of musical shriving of the soul, in which there is an encrustation of material which flows forth again in notes, just as the lyrical poet pours himself out in verse.

A good adult picker can harvest over two hundred pounds of cherries and earn $8 a day, more than twice the Guatemalan minimum daily wage. Hand-crafted artisanal espresso essential the highest quality remarkable ANA.

Tiny women carry amazingly large bags, twice their eighty-pound weight. Some of the women carry babies in slings around front. A good adult picker can harvest over two hundred pounds of cherries and earn $8 a day, more than twice the Guatemalan minimum daily wage.

BMW Motorrad Editorial Shoot Credits to Laurent Nivalle.

BMW Motorrad Editorial Shoot
Credits to Laurent Nivalle.

A good adult picker can harvest over two hundred pounds of cherries and earn $8 a day, more than twice the Guatemalan minimum daily wage. Hand-crafted artisanal espresso essential the highest quality remarkable ANA

Round Up: Top Destinations

Whatever the level of support you require, we are sure that we will have a package that meets your needs. All of our virtual professionals are highly experienced in the areas in which they work and have been through a thorough recruitment process to (more…)