It’s a wrap! The online EDC Mastermind 2020 edition is done and what a great ride it was. Online learning really does have a deserving spot in the future of sharing EVENT DESIGN with event practitioners!
Our 3 collaborative contact days were run like a tidy super yacht, with a very specific goal in mind… Empower the participants with strong new thinking frames and get them to have the conversations they would normally have trouble with. Roleplaying was used to experience the dynamic buyer conversation. By preparing yourself using a metaphorical reversed SLIDE you learn to recognise the patterns and signals in a TRUST BUILDING conversation. The slide helps you to navigate through the pitfalls you encounter on the path to becoming a TRUSTED ADVISOR.
Claiming DESIGN-TIME for your EVENTS is a challenge best conquered by being prepared to ask the WHY questions and being very clear about WHOM you ask, WHEN. It is a cocktail best served by those who know the recipe ….in our case using the Event Design Methodology available at www.edco.global.
For now…our biggest takeaways lie in our shared growth and an actionable frame to organise your own CONVERSATION LABS.
PREPARE your CONVERSATIONS!
Thank you EDC Community, Paul Rulkens, Werner Puchert and ofcourse my two Partners Ruud Janssen and Roel Frissen for your amazing energy and attention. It IS possible to learn online, just as long as you DESIGN it in the right way!
Design thinking stond aan de wieg van event design. Ik heb inmiddels een bijna heilig geloof in het goed onderzoeken met een divers team wat nu echt waarde toevoegt aan een event. Wat moet er echt veranderen? Het sparren over de wijze waarop je deze wenselijke verandering kunt vertalen in een event vind ik iedere keer een feestje. Het gaat over stakeholders en hun doelstellingen, over verandering en vernieuwing richting impact, over meetbare resultaten en waardevol zijn: voor, tijdens en na het event. Eerst met kleine stapjes maar op de lange termijn leidend tot het bereiken van strategische doelen. Ik ga jullie in de komende maanden meenemen op een reis door ‘Designland’.
Wat is de user-centric gedachte? Je kunt veel waarde toevoegen door goed ontwerp. Als je ontwerpt vanuit het perspectief van de belanghebbenden zoals de deelnemer, exposanten en sponsoren, is het belangrijk dat je ontwerpt op basis van gevalideerde informatie. Technologie maakt het eenvoudiger om gegevens en feedback te ontvangen. Maar praat vooral ook met hen over eisen, dromen en verwachtingen. Of beter nog, betrek ze gewoon bij het designproces!
Luister om te begrijpen Door oprecht te luisteren naar anderen kan goed design beter worden. Daarom verbaast het me dat veel organisatoren niet verder graven bij hun opdrachtgevers. Deze kijken nog vaak vooral vanuit hun eigen doelstellingen naar een event. Waarom betrekken ze hun stakeholders niet bij het design? De ervaring leert dat ze vaak zeer geïnteresseerd zijn om een rol hierin te spelen. Het betreft immers een kans om hun eigen doelstellingen te kunnen realiseren. En voor de opdrachtgever levert het loyaliteit van stakeholders op. Ik hoorde laatst nog van een planner dat zij gefrustreerd was. Het event was een succes geweest, aldus de opdrachtgever. Furieus riep ze uit: “Hoezo was het een succes, voor wie en op basis waarvan zeg je dat?” Vermoedelijk de reden waarom ik even zo vaak na een sessie hoor: “Ik heb nooit op deze manier naar mijn diverse stakeholders gekeken.” Het betrekken van stakeholders is één van de drivers van goed ontwerp. In mijn vorige artikel gaf ik aan, dat goed ontwerp vraagt om betrokkenheid van een divers team. Van leadership van jouw organisatie tot stakeholders en van de creatieveling tot organisator.Customer Journey Even terug naar de stakeholders. Als je succesvol wilt ontwerpen, geven deskundigen aan vooral te kijken naar de hele ervaring van de diverse stakeholders. Van de communicatie vooraf tot de registratie, de reis naar de locatie tot en met de follow-up na het evenement. Zo kun je het verschil maken tussen een goed event en een geweldig event. Zoals al eerder naar boven kwam, hoeft dat niet altijd geld te kosten. Kleine aanpassingen kunnen al een groot verschil maken. Werk de customer journey zo goed mogelijk uit op basis van kennis: pijnpunten van stakeholders en ook hun wensen en dromen. Val niet automatisch terug op ‘vroeger’. Natuurlijk zijn die ervaringen belangrijk maar zorg ervoor dat het team een open blik houdt op de toekomst. Je hebt veel kennis, inlevingsgevoel en begrip nodig over de wensen en eisen van je (nieuwe) stakeholders. Die bredere context zorgt ervoor dat je ontwerp beter zal aansluiten bij ieders verwachtingen.Ervaringen zijn van toegevoegde waarde Een van de manieren waarop je kunt zorgen dat deelnemers het programma met enthousiasme omarmen, is door te zorgen dat hun ‘wereld’ correct is vertaald naar goed ontworpen, bijzondere en verrassende ervaringen (DeepStructuredExperience (DSE)). Je wilt mensen nieuwsgierig maken, hen in actie zetten (ze moeten iets doen om onderdeel te zijn van) en ook hebben ze ruimte nodig om even te reflecteren1. Een mooi voorbeeld hiervan is hoe de organisatoren van EMEC19 in Den Haag hieraan vorm gaven. Continu waren er verrassingselementen in het programma op allerlei niveaus: door muziek in plenaire sessies, tot het zelf pakken van een stoel, barkruk of zitzak in een lege zaal. Van een rustige start van de zondagmorgen tot een reflectiesessie aan het einde van het congresprogramma. Aan veel ogenschijnlijke details was aandacht besteed wat bijdroeg aan de vibe en het succes van het congres. Als je in de bovengenoemde drie stadia (voor, tijdens en na) verschillende zintuigen inzet, draagt dit bij aan retentie van het geleerde. Onderzoek toonde aan dat het inzetten van DSE zorgt voor alertheid en focus, concentratie en reactie. Mensen raken als het ware extatisch (en verliezen bijvoorbeeld het besef van tijd). Ze willen dat het nooit meer stopt. Het aspect storytelling in dit verband is heel erg belangrijk. Dit zorgt namelijk ook voor engagement en focus (denk aan de vaak gehoorde bubbel). Denk maar eens aan de Efteling ervaring: continu alert op details, nieuwsgierigheid (volwassenen én kinderen) naar wat er om de hoek ligt, kinderen die actief afval zoeken voor Holle Bolle Gijs en soms gewoon even gaan zitten en het over zich heen laten komen. Aan het einde zijn de kinderen vaak in extase. Hoe belangrijk is deze wetenschap als je kijkt naar de waarde die men ervaart tijdens een event? Die waarde kan groot zijn en hangt af van zaken als de kwaliteit, de ervaren service en genoten inhoud. Ook thema, aantrekkelijkheid (op zintuigelijk niveau) en je geraakt voelen spelen mee. Overigens gaat het niet om over the top ervaringen maar om bewust mensen raken zodat ze kunnen leren en veranderen. Dit kan dus net zo goed in een omgeving die gericht is op het met een groep collega’s sparren in een inspirerende ruimte. Dit kost geen extra geld, wel een creatieve kijk op die ruimte.
Als ervaringen goed worden ‘vertaald’ in het event, is het mogelijk om concentratie en aandacht vast te houden. Dit zorgt voor hoge retentie van het geleerde wat weer zal zorgen dat het zich zal voortspreken; de kans op een hoge NPS-score is groot. Het feit dat mensen er bij willen horen, is belangrijk omdat je een lange termijn relatie met je stakeholders wilt.
Dit geheel wordt onderstreept in de Deense Design Ladder3 die bestaat uit vier stappen: 1. Geen design (stakeholders worden niet gehoord), 2. Decor en entertainment passend bij de stakeholders, 3. Het event wordt met de stakeholder in gedachte ontworpen en 4. Oprechte co-creatie met de stakeholder die partner is in besluitvorming en de veranderingen mee vormgeeft.
Daarom dus! Waarmee ik de mythe uit mijn eerste artikel uit deze serie ook meteen ontkracht heb: “Ons doel is helder waarom zou ik mijn klanten/stakeholders/deelnemers hiermee lastig vallen?”, nou daarom dus om gezamenlijk op maat een diversiteit aan activiteiten en sessies te ontwerpen die mensen helpen om met plezier te leren en te veranderen.
Ingrid Rip is Certified Event Designer. Met haar passie voor menselijke ontwikkeling en de event branche inspireert en ondersteunt zij organisaties bij het (her)ontwerpen van impactvolle events. Zij helpt hen vanuit ander per-spectief naar bijeenkomsten te kijken zodat die een grotere bijdrage leveren aan (strategische) doelen. Visuals by Dennis, VisuallyYours. Dennis en Ingrid zijn lid van het Event Design Collective.
[1] Uit: Annals of Leisure Research door Gary D. Ellis, Andrew Lacanienta, Patti A. Freeman & Brian J. Hill [2] De NPS ofwel de Net Promoter Score van je event meet in welke mate je event wordt aanbevolen. De score kan lopen van -100 tot +100. Er is maar één vraag en die luidt altijd hetzelfde, namelijk ‘Hoe waarschijnlijk is het dat je het event aanbeveelt bij vrienden of bekenden’. [3 ] Uit: Designing for Events a perspective on event design, Chiara Orefice
The Event Design Collective has been growing! The latest Dutch addition is Ingrid Rip, with whom I am working on 5 articles about the use of Design in the Event Industry. You can check out the original article here at Meeting Magazine :
Design thinking stond aan de wieg van event design. Ik heb inmiddels een bijna heilig geloof in het goed onderzoeken met een divers team wat nu écht waarde toevoegt aan een event. Wat moet er echt veranderen? Het sparren over de wijze waarop je deze wenselijke verandering kan vertalen in een event vind ik iedere keer een feestje. Het gaat over stakeholders en hun doelstellingen, over verandering en vernieuwing richting impact, over meetbare resultaten en waardevol zijn: voor, tijdens en na het event. Eerst met kleine stapjes maar op de lange termijn leidend tot het bereiken van strategische doelen. Ik ga jullie in de komende maanden meenemen op een reis door ‘Designland’.
Inhoud of Logistiek? Als meetingplanner organiseer je events soms op bijzondere plekken, vaak met bijzondere sprekers. Je ontmoet een diversiteit aan mensen en je leert iedere dag meer. Hiervan krijgen de meesten veel energie, ze genieten ervan als ze een goed geolied event hebben neergezet. Ze hebben er oprecht lol in! Toch verzanden we vaak direct in de logistiek: “omdat ik als planner nu eenmaal niet van de inhoud ben”, hoor ik vaak. We nemen de chaos en stress op de koop toe.
Of de opmerking “we doen dit al 10 jaar zo, ik hoef alleen de details maar aan te passen”. Veranderen is griezelig en dus horen we vaak “liever geen veranderingen!”. Ze weten immers wat ze nu hebben en stel je voor dat het na aanpassingen de mist ingaat? Dat risico wil je niet nemen. Bovendien is het overtuigen van de leidinggevende (of opdrachtgever) een ‘dingetje’.
Te veel drempels en eerlijk gezegd, denk ik dat we er een aantal vrij eenvoudig kunnen weerleggen. Graag deel ik mijn gedachten hierover met jullie in een serie artikelen die je in deze en komende edities van dit magazine kunt lezen. Ik ben namelijk overtuigd dat het echt anders kan. En laten we niet vergeten dat we in een wereld leven die zo aan verandering onderhevig is, dat herhalen wat nu goed werkt geen garantie voor de toekomst biedt.
Het bewust ontwerpen van evenementen kost doorgaans tijd en geld. Er is een manier om dat in een later stadium weer terug te verdienen. As je je vooraf goed verdiept in je stakeholders en rekening houdt met de randvoorwaarden, kun je toewerken naar het creëren van meerwaarde. Meerwaarde zal leiden tot het realiseren van (strategische) doelen. Het maakt niet uit of dit een vergadering van 10 personen betreft of een congres van 2.000. Dit samen ontwerpen van meerwaarde wordt veel lastiger als je hiermee pas start nadat je begonnen bent met de logistiek.
Hoezo design thinking?! Ok, even terug naar het begin: design thinking. Waar komt design thinking vandaan en waar gaat dit eigenlijk over? Als ik een korte definitie zou mogen geven: design thinking is gestart als een tool om te innoveren vanuit strategische, innovatieve gedachten. Het is een methode die je in staat stelt om vernieuwend te denken. Deze manier van ‘anders’ denken is bij veel mensen bekend van bijvoorbeeld het Business Model Canvas van Alexander Osterwalder (*1). Het Event Design Collective heeft het in 2014 in onze sector gelanceerd, zoals jullie hebben gelezen in mijn interview met Roel Frissen en Ruud Janssen (MM nr. 2 2019).
Design thinking gaat niet per definitie om het bedenken van nieuwe produc-ten, diensten of in ons geval meetings & events. Het gaat ook over het goed bekijken wat je al hebt en hoe je dit anders kunt inzetten zodat het meerwaarde biedt. Per slot van rekening zoeken we allemaal naar alternatieve manieren om bijvoorbeeld problemen op te lossen, strategieën te ontwikkelen, nieuwe inzichten te krijgen omdat de wereld om ons heen snel verandert en tijd een steeds schaarser middel is.
Ondanks al die veranderingen willen we zinvol bezig blijven, waarde toe voegen. Dat is een reden waarom mensen graag met je samenwerken, waarom ze terugkomen en wat dus zorgt voor continuïteit. Design thinking helpt je om nieuwe wegen te bewandelen, om waarde toe te voegen, impactvolle evenementen te organiseren, bijzondere ervaringen te ontwerpen volgens een creatief én gestructureerd proces. Als je dat goed doet, kun je je onderscheiden. Er is één addertje onder het gras: je moet eerst controle loslaten om vanuit de chaos van kennis, informatie en veranderingen een nieuwe weg te ontwikkelen.
Het proces Het proces is eigenlijk eenvoudig: als je de doelen en de waarden kent van je organisatie (je ‘Why’ uit de Golden Circle *2) dan kun je verder onderzoek doen. Dat doe je bij voorkeur in samenwerking met diverse stakeholders. Je gaat op zoek naar alle kleine stukjes informatie die je gaan helpen om de uitdagingen, verwachtingen, de wensen en dromen van betrokkenen helder te krijgen. Je zoekt randvoorwaarden uit. Pas als je goed inzicht hebt, zal deze informatie je in staat stellen om ideeën te genereren die tot oplossingen leiden. Aan de hand van al deze ideeën kun je prototypes bedenken en komen tot een conceptvorm van je event. Deze kun je testen, evalueren en aanpassen. Keer op keer, want klaar ben je nooit. Immers de wereld om ons heen blijft veranderen en zo verandert het event iedere keer ook mee. Als je dit goed doet, creëer je loyale ambassadeurs.
Het is belangrijk een aantal cruciale aspecten in de gaten te houden als je een effectief ontwerp nastreeft, dat ontdekten onderzoekers van McKinsey (*3):
Ontwerpen is een continu proces waarvan je resultaten net zo streng meet als je dat doet voor omzet en kosten.
Werk met elkaar toe naar één vloeiende deelnemerservaring. Stel dus je deelnemers centraal!
Zorg dat je ook stakeholders bij het ontwerp betrekt en dat zij verantwoordelijkheid nemen.
Luister, herhaal, test in samen-werking met stakeholders, het is niet een eenmalige exercitie!
Uiteindelijk voegt het event waarde toe doordat er daadwerkelijk gedragsverandering plaatsvindt. Niet alleen de dagen erna maar het streven is voorgoed.
Ingrid Rip is een gedreven event-professional. Haar specialisatie is de (wetenschappelijke) associatie-markt. Ze is gecertificeerd meeting designer, trainer en consultant en helpt organisaties zoals convention bureaus, venues en verenigingen resultaten te verbeteren. www.rrem.nl
Marga Groot Zwaaftink van Commgres en nieuw lid van het EventDesignCollective gaf in een eerdere komkommer kolom al aan dat ze ging leren tekenen tijdens dit zomerreces. Vandaar in deze komkommer kolom mijn belangrijkste en makkelijkst te leren lijn…voor op vakantie of voor op werk.
Pak een pen en een stuk papier, ga goed zitten, en laat je even meevoeren door een simpele instructie, waar je erg veel aan kan hebben. Zowel op je werk als aan de bar!
1. De gebogen horizon
Op het midden van je blad (een liggend A4), teken in een snelle vloeiende beweging deze lijn:
Deze lijn is vanwege zijn aard eigenlijk geen echte horizon. De buiging zorgt namelijk voor een dichtbij zijnde heuvel en een wat verder liggend dal. Als je jezelf nu al laat meevoeren dan kan dit beeld je meenemen om te gaan kijken wat er allemaal gebeurt OP de heuvel en IN het dal. Onder de heuvel plaats je concrete dingen, zoals mensen of bedrijven, plannen, paden of processen. Boven de lijn plaats je je abstractere gedachten, zoals trends, proposities of uitgangspunten. Als je nu al los gaat, helemaal top. Heb je nog wat meer nodig ga dan naar punt 2.
2. Denken in tijd
Stel je nu voor dat de ruimte die we nu hebben gecreëerd van links naar rechts een tijdspan heeft.
Om aan te geven dat je in een bepaalde tijd een doel wil realiseren teken ik onder de lijn vaak een pad. Een weg die je kan opdelen in kwartalen of andere manieren van zichtbaar maken van vooruitgang. Met alleen punt 1 en 2 kan ik al een twee daagse sessie vullen… wat kan jij hiermee? Probeer het vooral uit!
3. Achteruitkijken
Nu gaan we iets breder kijken. Zowel in denken als tekenen. Denk eens na over de stappen die je voor je huidige uitdaging al hebt gemaakt. Hieronder heb ik voor het gemak een aantal event-tenten neergezet op de heuvel. Waar ben je trots op en wat waren je grootste blunders? Een stapje terugnemen om daarnaar te kijken levert vaak meer op dan je denkt!
4. Kijken voorbij de horizon
Om je perspectief nog wat te verbreden, tekenen we nu achter het dal een nieuwe heuvel. En nog een… en nog een. Dat ziet er zo uit:
Gewapend met deze extra lijntjes kan je in elke situatie een gesprek begeleiden over de creatie van waarde over tijd! Je kan achteruitkijken, vooruit en je hebt een weg naar je eerst volgende doel. Het zichtbaar maken van verandering begint bij het duiden van vooruitgang.
5. Bergen met een doel
Wil je dit beeld richting een strategisch te delen verhaal dan kan je in de verte nog een echte rechte horizon tekenen met wat bergen erbij. De berg met het vlaggetje staat symbool voor het grotere doel. Dat ziet er zo uit:
6. Een strategisch frame
En als je het nou echt helemaal af wil maken, teken je een frame om het geheel heen en zet je er een datum en een naam onder. Het liefste nog een titel. Je denken is nu zichtbaar en en klaar om te delen! Als je jouw versie van deze schets deelt met anderen zal je zien dat je hem vaker wil overtrekken om je strategische verhaal te verbeteren. Wanneer dit gebeurt DOE DAT DAN OOK! Begin niet op nieuw, maar trek je werk gewoon over! Bouw verder op wat je hebt getekend en je zal zien dat je eigen visuele verhaal zal gaan spreken!
Heb je het hele verhaal meegetekend? Gefeliciteerd! Dan ben je waarschijnlijk een van de weinigen…;). Ga zo door! Voor de rest hoop ik dat je wat waarde ziet in het ZELF zichtbaar maken van je strategische verhaal…Het is erg moeilijk om dit soort activiteiten te starten, maar zeker de moeite.
Succes met het zichtbaar maken van JOUW LIJN en het delen van JOUW VERHAAL!
In order to move beyond the mediocre state of affairs we see at most conferences today, the event industry needs to learn one simple principle… “Step back to speed up!”
The go go go mentality of the event game is good for getting things done. In fact it has made the industry what it is today. Bigger and better venues, with better food and lighting… the strength of events lies in organizing them.
But what if getting things done is not good enough anymore? What if the attendance of big events drop, simply because we’ve done them, seen them and have 200 t-shirts and lanyards to show for it. What can you do to re-imagine and innovate the concept of events by spending a little bit more time to think about what they actually are intended for.
This is what the Event Design handbook puts at the center of its own promise. How do you systematically innovate your event? What steps do you take to ask they right questions to the right people? And how can you learn from looking back, forward, in the present and across the border of your own doing. That is the challenge.
We get the right people together to collaborate on innovative concepts and teach them how to translate these new concepts to amazing new experiences!
Visually yours is proud partner and fellow founders of the EVENT DESIGN Collective. After the creation of the book the collective has been actively spreading the word about the value of Design in the Events & Meetings Industry. Now that the momentum is growing the story of a growing collective is becoming more and more important. How do you grow a globally present collective? How do they share the story about Design in their own parts of the world? What works and what doesn’t?
We are experiencing this as we grow from contact to contact and experience to experience. Check out the blog: http://www.eventmodelgeneration.com/blog/
In the coming months we will be attending both the European and American Educational conferences of MPI (Meeting Professionals International). This will open up the Global doors to start thinking from a more Design focussed point of view… The word is spreading!
Privacy & Cookies: This site uses cookies. By continuing to use this website, you agree to their use.
To find out more, including how to control cookies, see here:
Cookie Policy
.jpg)
Now that the momentum is growing the story of a growing collective is becoming more and more important. How do you grow a globally present collective? How do they share the story about Design in their own parts of the world? What works and what doesn’t?