EDC MASTERMIND’20

EDC MASTERMIND’20

It’s a wrap! The online EDC Mastermind 2020 edition is done and what a great ride it was. Online learning really does have a deserving spot in the future of sharing EVENT DESIGN with event practitioners!

Our 3 collaborative contact days were run like a tidy super yacht, with a very specific goal in mind… Empower the participants with strong new thinking frames and get them to have the conversations they would normally have trouble with. Roleplaying was used to experience the dynamic buyer conversation. By preparing yourself using a metaphorical reversed SLIDE you learn to recognise the patterns and signals in a TRUST BUILDING conversation. The slide helps you to navigate through the pitfalls you encounter on the path to becoming a TRUSTED ADVISOR.

Claiming DESIGN-TIME for your EVENTS is a challenge best conquered by being prepared to ask the WHY questions and being very clear about WHOM you ask, WHEN. It is a cocktail best served by those who know the recipe ….in our case using the Event Design Methodology available at www.edco.global.

For now…our biggest takeaways lie in our shared growth and an actionable frame to organise your own CONVERSATION LABS.

PREPARE your CONVERSATIONS!

Thank you EDC Community, Paul Rulkens, Werner Puchert and ofcourse my two Partners Ruud Janssen and Roel Frissen for your amazing energy and attention. It IS possible to learn online, just as long as you DESIGN it in the right way!

Wat is de user-centric gedachte?

Wat is de user-centric gedachte?

 

 

 

 

 

een artikel geschreven door Ingrid Rip van het Event Design Collective

 

Voor Meeting Magazine.nl 

 

Design thinking stond aan de wieg van event design. Ik heb inmiddels een bijna heilig geloof in het goed onderzoeken met een divers team wat nu echt waarde toevoegt aan een event. Wat moet er echt veranderen? Het sparren over de wijze waarop je deze wenselijke verandering kunt vertalen in een event vind ik iedere keer een feestje. Het gaat over stakeholders en hun doelstellingen, over verandering en vernieuwing richting impact, over meetbare resultaten en waardevol zijn: voor, tijdens en na het event. Eerst met kleine stapjes maar op de lange termijn leidend tot het bereiken van strategische doelen. Ik ga jullie in de komende maanden meenemen op een reis door ‘Designland’.

Visuals: Dennis Luijer, MSc. www.visuallyyours.nl

Wat is de user-centric gedachte?
Je kunt veel waarde toevoegen door goed ontwerp. Als je ontwerpt vanuit het perspectief van de belanghebbenden zoals de deelnemer, exposanten en sponsoren, is het belangrijk dat je ontwerpt op basis van gevalideerde informatie. Technologie maakt het eenvoudiger om gegevens en feedback te ontvangen. Maar praat vooral ook met hen over eisen, dromen en verwachtingen. Of beter nog, betrek ze gewoon bij het designproces!

Luister om te begrijpen
Door oprecht te luisteren naar anderen kan goed design beter worden. Daarom verbaast het me dat veel organisatoren niet verder graven bij hun opdrachtgevers. Deze kijken nog vaak vooral vanuit hun eigen doelstellingen naar een event. Waarom betrekken ze hun stakeholders niet bij het design? De ervaring leert dat ze vaak zeer geïnteresseerd zijn om een rol hierin te spelen. Het betreft immers een kans om hun eigen doelstellingen te kunnen realiseren. En voor de opdrachtgever levert het loyaliteit van stakeholders op.
Ik hoorde laatst nog van een planner dat zij gefrustreerd was. Het event was een succes geweest, aldus de opdrachtgever. Furieus riep ze uit: “Hoezo was het een succes, voor wie en op basis waarvan zeg je dat?” Vermoedelijk de reden waarom ik even zo vaak na een sessie hoor: “Ik heb nooit op deze manier naar mijn diverse stakeholders gekeken.” Het betrekken van stakeholders is één van de drivers van goed ontwerp. In mijn vorige artikel gaf ik aan, dat goed ontwerp vraagt om betrokkenheid van een divers team. Van leadership van jouw organisatie tot stakeholders en van de creatieveling tot organisator.
Customer Journey
Even terug naar de stakeholders. Als je succesvol wilt ontwerpen, geven deskundigen aan vooral te kijken naar de hele ervaring van de diverse stakeholders. Van de communicatie vooraf tot de registratie, de reis naar de locatie tot en met de follow-up na het evenement. Zo kun je het verschil maken tussen een goed event en een geweldig event. Zoals al eerder naar boven kwam, hoeft dat niet altijd geld te kosten. Kleine aanpassingen kunnen al een groot verschil maken.
Werk de customer journey zo goed mogelijk uit op basis van kennis: pijnpunten van stakeholders en ook hun wensen en dromen. Val niet automatisch terug op ‘vroeger’. Natuurlijk zijn die ervaringen belangrijk maar zorg ervoor dat het team een open blik houdt op de toekomst. Je hebt veel kennis, inlevingsgevoel en begrip nodig over de wensen en eisen van je (nieuwe) stakeholders. Die bredere context zorgt ervoor dat je ontwerp beter zal aansluiten bij ieders verwachtingen.
Ervaringen zijn van toegevoegde waarde
Een van de manieren waarop je kunt zorgen dat deelnemers het programma met enthousiasme omarmen, is door te zorgen dat hun ‘wereld’ correct is vertaald naar goed ontworpen, bijzondere en verrassende ervaringen (DeepStructuredExperience (DSE)). Je wilt mensen nieuwsgierig maken, hen in actie zetten (ze moeten iets doen om onderdeel te zijn van) en ook hebben ze ruimte nodig om even te reflecteren1. Een mooi voorbeeld hiervan is hoe de organisatoren van EMEC19 in Den Haag hieraan vorm gaven. Continu waren er verrassingselementen in het programma op allerlei niveaus: door muziek in plenaire sessies, tot het zelf pakken van een stoel, barkruk of zitzak in een lege zaal. Van een rustige start van de zondagmorgen tot een reflectiesessie aan het einde van het congresprogramma. Aan veel ogenschijnlijke details was aandacht besteed wat bijdroeg aan de vibe en het succes van het congres.
Als je in de bovengenoemde drie stadia (voor, tijdens en na) verschillende zintuigen inzet, draagt dit bij aan retentie van het geleerde. Onderzoek toonde aan dat het inzetten van DSE zorgt voor alertheid en focus, concentratie en reactie. Mensen raken als het ware extatisch (en verliezen bijvoorbeeld het besef van tijd). Ze willen dat het nooit meer stopt. Het aspect storytelling in dit verband is heel erg belangrijk. Dit zorgt namelijk ook voor engagement en focus (denk aan de vaak gehoorde bubbel). Denk maar eens aan de Efteling ervaring: continu alert op details, nieuwsgierigheid (volwassenen én kinderen) naar wat er om de hoek ligt, kinderen die actief afval zoeken voor Holle Bolle Gijs en soms gewoon even gaan zitten en het over zich heen laten komen. Aan het einde zijn de kinderen vaak in extase.
Hoe belangrijk is deze wetenschap als je kijkt naar de waarde die men ervaart tijdens een event? Die waarde kan groot zijn en hangt af van zaken als de kwaliteit, de ervaren service en genoten inhoud. Ook thema, aantrekkelijkheid (op zintuigelijk niveau) en je geraakt voelen spelen mee. Overigens gaat het niet om over the top ervaringen maar om bewust mensen raken zodat ze kunnen leren en veranderen. Dit kan dus net zo goed in een omgeving die gericht is op het met een groep collega’s sparren in een inspirerende ruimte. Dit kost geen extra geld, wel een creatieve kijk op die ruimte.

 

Als ervaringen goed worden ‘vertaald’ in het event, is het mogelijk om concentratie en aandacht vast te houden. Dit zorgt voor hoge retentie van het geleerde wat weer zal zorgen dat het zich zal voortspreken; de kans op een hoge NPS-score is groot. Het feit dat mensen er bij willen horen, is belangrijk omdat je een lange termijn relatie met je stakeholders wilt.

Dit geheel wordt onderstreept in de Deense Design Ladder3 die bestaat uit vier stappen:
1. Geen design (stakeholders worden niet gehoord),
2. Decor en entertainment passend bij de stakeholders,
3. Het event wordt met de stakeholder in gedachte ontworpen en
4. Oprechte co-creatie met de stakeholder die partner is in besluitvorming en de veranderingen mee vormgeeft.

Daarom dus!
Waarmee ik de mythe uit mijn eerste artikel uit deze serie ook meteen ontkracht heb: “Ons doel is helder waarom zou ik mijn klanten/stakeholders/deelnemers hiermee lastig vallen?”, nou daarom dus om gezamenlijk op maat een diversiteit aan activiteiten en sessies te ontwerpen die mensen helpen om met plezier te leren en te veranderen.

 

 

 Profile photo of Ingrid Rip CED

 

Ingrid Rip is Certified Event Designer. Met haar passie voor menselijke ontwikkeling en de event branche inspireert en ondersteunt zij organisaties bij het (her)ontwerpen van impactvolle events. Zij helpt hen vanuit ander per-spectief naar bijeenkomsten te kijken zodat die een grotere bijdrage leveren aan (strategische) doelen.
Visuals by Dennis, VisuallyYours. Dennis en Ingrid zijn lid van het Event Design Collective.

[1] Uit: Annals of Leisure Research door Gary D. Ellis, Andrew Lacanienta, Patti A. Freeman & Brian J. Hill
[2] De NPS ofwel de Net Promoter Score van je event meet in welke mate je event wordt aanbevolen. De score kan lopen van -100 tot +100. Er is maar één vraag en die luidt altijd hetzelfde, namelijk ‘Hoe waarschijnlijk is het dat je het event aanbeveelt bij vrienden of bekenden’.
[3 ] Uit: Designing for Events a perspective on event design, Chiara Orefice

Together, Fast, Forward!

Together, Fast, Forward!

At the College of Extraordinary Experiences (CoEE for short) we went through a trans-formative experience to internalize a seemingly simple principle… Work together, work fast and work forward. In a sequence this “Chant”has now become a reminder to the ones who attended this conference that progress lies in shared iterative doing, while being mindful of how your steps are connected to your story.
CoEE17-eventchange
As a group we entered this event from 2 distinctly different angles. The first timers and the now 2nd year Alumni. As a connected family of experience designers we exited this event, reminded that there is no US without U. I am have been deeply moved by the steps that are visibly taking place after we all left the castle. Keeping true to the principle of DO! NOT TALK.
TFF
To all of you who practiced the CoEE MOVEMENT with us last Monday. I would like to share this simple line. Whenever you doodle this, be reminded to grab a partner, prototype your thinking together and move forward. If we all keep doing that we will be making visible steps that reconnect us to our shared experience of CoEE17.
I love you all
Silent D
please check out the Event Design Collective Blog for more content!

Event Design COLLECTIVE!

Event Design COLLECTIVE!

After almost 5 years of thinking and translating & creating the #EVENTCANVAS, there is now

  1. an initiative grown into several partnerships,
  2. a workbook and an internationally published book by BIS
  3. The start of a community of excellent and n0w CERTIFIED Event Designers,
    event narratives that challenge the way we design events…
  4. a growing database of visual narratives articulating Change,  Framing stakeholder perspectives giving event planners a storytelling platform to realize TRUE VALUE
  5. The start of a decoding venture resulting in a better understanding of the mechanics of big events like the Olympics, Eurovision or even Comicon or Halloween! Making prototyping for success easier by learning from past success and failures.
  6. The event  industry (and beyond) is noticing the value of thinking ahead and being more conscious of & connected to your stakeholders. The EventCanvas Methodology is slowly gaining ground, taking the conversation to a more abstract level, whilst staying in touch with the practical sides of creating EVENTS.
  7. and more canvasses coming…;)

That being said I am very glad to announce that Visually Yours has formally joined forces with Ruud Janssen & Roel Frissen to form an entity serving the need to think about value and different stakes on any level of the event industry. With the book held high and lots of amazing people  on our path, we work together  to nurture this methodology so it may grow into a way of thinking & working, to be adopted throughout the entire event industry.
The next milestone in this evolving story has also been announced!!!
We are very glad to welcome Angeles Moreles Vallejo  from Spain , Gerrit Jessen from Germany and Terri Breining from the United States . They are grabbing the role of local champions driving this common language for events forward and becoming experts by teaching others!
EDC-CITIZENS
The Event Design Collective is a partnership with international entrepreneurial individuals who are helping to spread the language of high level event design.
A language that has little differences every where in the world, but is driven by one goal… to design events worth attending!
EDC-grouppic-dennis

Extra-Ordinary

Extra-Ordinary


The College of Extra-Ordinary Experiences was a transformative event! Getting people to embrace knowledge by looking at it through different eyes or even identities is an approach sure fired to work for kids… but as I experienced personally this is a new event-type that will breath new life into dusty academic or commercial dogma. Check out the PDF and be sure to check out the facebook page of the college

Designing events that matter

EVCA001-1-WTK-Mockup.2
This September I have been fortunate enough to be able to say I finally published a book… well 2 actually, but more about the other one later. The big takeaway for anyone who has a book to write is : GET A DEADLINE!!! And of course Do NOT do it alone!
The road that lead to the creation of “The Event Design handbook”, has been a long one, stretching over two years! What I can say is that the experience that I had with Ruud Janssen and Roel Frissen has primed me for more! The premise of this book is to understand the relevance of events that matter and explain to the people who are dealing with this challenge every day a Tool called the EVENT CANVAS .
The cool thing about the model in this book is that it helps you articulate exactly what it is you want to CHANGE by organizing an event. The Change in behaviour is the most valuable result you are designing and generally we do not take the time to step back and have a discussion about Value. This book helps you to do just that. And by having that discussion we hope to challenge anyone in the world concerned with events to up their game and look at what your doing with a fresh perspective.
Having said that… my personal interest in this project lies way beyond events. It is about Change. And that makes me a happy Visual Change Master…;).  For now please go to BIS PUBLISHERS to get the book! It will be available soon on all global platforms!
eventdesignhandbook-people