SAMENWERKING & DESIGN THINKING – deel 2/6

SAMENWERKING & DESIGN THINKING – deel 2/6

bron: Meeting Magazine.nl, author Ingrid Rip, CED
Visuals: Dennis Luijer, MSc. www.visuallyyours.nl

Design thinking stond aan de wieg van event design. Ik heb inmiddels een bijna heilig geloof in het goed onderzoeken met een divers team wat nu ?cht waarde toevoegt aan een event. Wat moet er echt veranderen? Het sparren over de wijze waarop je deze wenselijke verandering kan vertalen in een event vind ik iedere keer een feestje. Het gaat over stakeholders en hun doelstellingen, over verandering en vernieuwing richting impact, over meetbare resultaten en waardevol zijn: voor, tijdens en na het event. Eerst met kleine stapjes maar op de lange termijn leidend tot het bereiken van strategische doelen. Ik ga jullie in de komende maanden meenemen op een reis door ‘Designland’.

Hoe zorgen goed ontworpen events voor onderscheidend vermogen? Hoe zorgen ze ervoor dat ze aan de steeds groeiende verwachtingen van deelnemers voldoen? Waar houden die ‘succesvollen’ keer op keer rekening mee? Live on-site en zeker nu tijdens corona ook vaak online live events. Zoals ik de vorige keer al vertelde, ontdekten onderzoekers van McKinsey een viertal thema’s die aan de basis staan van goed waar-devol design. Deze hadden te maken met het net zo serieus nemen van het ontwerp als je kosten en omzet, de gedeelde verantwoordelijkheid, het deelnemer-cen-trisch ontwerpen en het feit dat je nooit klaar bent met ontwerpen.

Da’s niet mijn pakkie an!

Dit betekent dat een van de problemen die ik vorige keer beschreef: “Mijn verantwoordelijkheid is logistiek en het ontwerp is niet mijn pakkie-an”, niet opgaat. Hoe een event meerwaarde toevoegt is iets dat niet alleen een creatieveling, het management, een individu of afdeling bepaalt. Design thinking is gebaseerd op samenwerking. Het gaat om het inzetten van alle beschikbare kennis en talenten binnen het team en/of het netwerk verantwoordelijk voor een nieuw of vernieuwd ontwerp. Dit is dus functie- en organisatie-overstijgend. Het is cruciaal voor de initiatiefnemer om dit te begrijpen en vraagt om commitment en mandaat van hem of haar als ‘eventeigenaar’ als ook om commitment van andere betrokken stakeholders.

Leiderschap

Het vreemde is dat ontwerp vaak een eenzame functie is, ergens in het middenmanagement. Terwijl het volgens mij op een andere plek zou moeten starten. De organisaties die top scoren, zijn diegene die de visie over ontwerp en het zakelijk leider-schap dat ermee samenhangt, in de cultuur van de organisatie verankerd hebben. Zij geven het goede voorbeeld door regelmatig contact te hebben met stakeholders. Zij gedragen zich als een rolmodel en betrekken externen om hun ervaringen, wensen etc. te horen. Succesvol design vraagt dus om leiderschap.

Doen ze dat niet, dan is het lastig om objectieve keuzes te maken die het ont-werp van een volgend event betreffen. Als dit leiderschap niet wordt getoond, zien ze vaak niet in dat herhaling van events (“zo doen we het al jaren”) gevaarlijk is. Zij gaan voorbij aan veranderende verwachtingen van deelnemers of het feit dat deelnemers zelf veranderen (oudere generaties gaan met pensioen en de next generation stroomt in). Soms moet je simpelweg wat risico nemen om aan de hoge verwachtingen van deelnemers te blijven voldoen. Het mag best een beetje schuren om mensen wakker te schudden om daadwerkelijk gedragsverandering aan te jagen … Online of on-site maakt dan geen verschil.

Betrek stakeholders

Jammer dus dat event design vaak als een aparte functie wordt gezien, bijna als een sausje over je event om het een beetje aan te kleden (je staat hier op de tweede tree van de Deense design ladder1, daar-over in het volgende artikel meer). Als je design op deze wijze inzet, worden de stakeholders als een consument van het event gezien maar betrekt het hen niet, terwijl de waarde van co-creatie groot is.

Pas als je weet wie je stakeholders zijn en hen betrekt, met ze samenwerkt naar een gemeenschappelijk einddoel, kun je naar toegevoegde waarde voor allen toewerken. Alleen als je naar hen luistert kom je te weten welk doel zij voor ogen hebben, wat ze nodig hebben en wat hun dromen zijn. Pas als je dat weet, kun je naden-ken wat het event nodig heeft om hun te helpen dit doel (gedragsverandering) te realiseren. Nogmaals, het maakt dan niet uit of het een online of een on-site event betreft. Voor beide varianten geldt dat bewust ontwerpen van cruciaal belang is om succesvol te zijn.

Dat betekent dus: rekening houden met meetbaarheid in de ontwerpfase en continu feedback vragen (voor, tijdens en na het event) zodat je kunt blijven bijsturen en ontwikkelen. Organisaties die design op een andere manier hebben toegepast, vertellen dat kleine aanpassingen soms al tot grote resultaten leiden. Andersom, leiden grote (soms dure) veranderingen helaas niet per definitie tot navenante actie, resultaat of groei. Een ding is zeker, als je niet meet en geen navraag doet, zul je dat nooit te weten komen. Iedereen zal het met me eens zijn dat dit weggegooid geld is!

1+1=3

“Das niet mijn pakkie-an” gaat mijns inziens dus niet op. Klanten geven ons vaak terug dat wanneer ze beter toelich-ten waarom ze met een ‘breder’ team willen werken, ze de kans krijgen dit ook echt te kunnen doen. Dus nodig anderen uit om eens te brainstormen over de vol-gende editie, luister naar ervaringen van oud-deelnemers en wensen van standhouders. Luister met een open vizier om echt te begrijpen. Maak gebruik van al die slimme koppen, de talenten van anderen en je zult ontdekken dat een plus een inderdaad drie kan zijn! Zo lever je een bijdrage op strategisch niveau terwijl het tegelijkertijd een inspirerend en creatief proces is waar veel mensen plezier aan beleven. Succesvolle strategie in combina-tie met plezier zijn beide belangrijk voor een gezonde organisatie!


Ingrid Rip is Certified Event Designer en vormt samen met Marga Groot Zwaaftink het Event Design Collective Nederland. Met haar passie voor men-selijke ontwikkeling en de eventbran-che, inspireert en ondersteunt zij orga-nisaties bij het (her)ontwerpen van impactvolle events.

Visuals by Dennis, Visually Yours. Dennis is ook van het internationale Event Design Collective.

book 2 for EDCo

book 2 for EDCo

starting index for book 2 of the event Design Collective

Ruud, Roel and myself have started up our creation engines and initiated the coming to being of the second book to support the event industry in the elevation of its perspective. Together with our great Editor John Loughlin and our mastermind Paul Rulkens, this should be something to talk about…;).

Event Design Thinking by Ingrid Rip

Event Design Thinking by Ingrid Rip

The Event Design Collective has been growing! The latest Dutch addition is Ingrid Rip, with whom I am working on 5 articles about the use of Design in the Event Industry. You can check out the original article here at Meeting Magazine :

https://www.meetingmagazine.nl/magazine/artikel/1190/22276/van-design-thinking-naar-event-design

Design thinking stond aan de wieg van event design. Ik heb inmiddels een bijna heilig geloof in het goed onderzoeken met een divers team wat nu écht waarde toevoegt aan een event. Wat moet er echt veranderen? Het sparren over de wijze waarop je deze wenselijke verandering kan vertalen in een event vind ik iedere keer een feestje. Het gaat over stakeholders en hun doelstellingen, over verandering en vernieuwing richting impact, over meetbare resultaten en waardevol zijn: voor, tijdens en na het event. Eerst met kleine stapjes maar op de lange termijn leidend tot het bereiken van strategische doelen. Ik ga jullie in de komende maanden meenemen op een reis door ‘Designland’.

Visuals: Dennis Luijer, MSc. www.visuallyyours.nl

Inhoud of Logistiek?
Als meetingplanner organiseer je events soms op bijzondere plekken, vaak met bijzondere sprekers. Je ontmoet een diversiteit aan mensen en je leert iedere dag meer. Hiervan krijgen de meesten veel energie, ze genieten ervan als ze een goed geolied event hebben neergezet. Ze hebben er oprecht lol in! Toch verzanden we vaak direct in de logistiek: “omdat ik als planner nu eenmaal niet van de inhoud ben”, hoor ik vaak. We nemen de chaos en stress op de koop toe.

Of de opmerking “we doen dit al 10 jaar zo, ik hoef alleen de details maar aan te passen”. Veranderen is griezelig en dus horen we vaak “liever geen veranderingen!”. Ze weten immers wat ze nu hebben en stel je voor dat het na aanpassingen de mist ingaat? Dat risico wil je niet nemen. Bovendien is het overtuigen van de leidinggevende (of opdrachtgever) een ‘dingetje’.

Te veel drempels en eerlijk gezegd, denk ik dat we er een aantal vrij eenvoudig kunnen weerleggen. Graag deel ik mijn gedachten hierover met jullie in een serie artikelen die je in deze en komende edities van dit magazine kunt lezen. Ik ben namelijk overtuigd dat het echt anders kan. En laten we niet vergeten dat we in een wereld leven die zo aan verandering onderhevig is, dat herhalen wat nu goed werkt geen garantie voor de toekomst biedt.

Het bewust ontwerpen van evenementen kost doorgaans tijd en geld. Er is een manier om dat in een later stadium weer terug te verdienen. As je je vooraf goed verdiept in je stakeholders en rekening houdt met de randvoorwaarden, kun je toewerken naar het creëren van meerwaarde. Meerwaarde zal leiden tot het realiseren van (strategische) doelen. Het maakt niet uit of dit een vergadering van 10 personen betreft of een congres van 2.000. Dit samen ontwerpen van meerwaarde wordt veel lastiger als je hiermee pas start nadat je begonnen bent met de logistiek.

Hoezo design thinking?!
Ok, even terug naar het begin: design thinking. Waar komt design thinking vandaan en waar gaat dit eigenlijk over? Als ik een korte definitie zou mogen geven: design thinking is gestart als een tool om te innoveren vanuit strategische, innovatieve gedachten. Het is een methode die je in staat stelt om vernieuwend te denken. Deze manier van ‘anders’ denken is bij veel mensen bekend van bijvoorbeeld het Business Model Canvas van Alexander Osterwalder (*1). Het Event Design Collective heeft het in 2014 in onze sector gelanceerd, zoals jullie hebben gelezen in mijn interview met Roel Frissen en Ruud Janssen (MM nr. 2 2019).

Design thinking gaat niet per definitie om het bedenken van nieuwe produc-ten, diensten of in ons geval meetings & events. Het gaat ook over het goed bekijken wat je al hebt en hoe je dit anders kunt inzetten zodat het meerwaarde biedt. Per slot van rekening zoeken we allemaal naar alternatieve manieren om bijvoorbeeld problemen op te lossen, strategieën te ontwikkelen, nieuwe inzichten te krijgen omdat de wereld om ons heen snel verandert en tijd een steeds schaarser middel is.

Ondanks al die veranderingen willen we zinvol bezig blijven, waarde toe voegen. Dat is een reden waarom mensen graag met je samenwerken, waarom ze terugkomen en wat dus zorgt voor continuïteit. Design thinking helpt je om nieuwe wegen te bewandelen, om waarde toe te voegen, impactvolle evenementen te organiseren, bijzondere ervaringen te ontwerpen volgens een creatief én gestructureerd proces. Als je dat goed doet, kun je je onderscheiden. Er is één addertje onder het gras: je moet eerst controle loslaten om vanuit de chaos van kennis, informatie en veranderingen een nieuwe weg te ontwikkelen.

Het proces
Het proces is eigenlijk eenvoudig: als je de doelen en de waarden kent van je organisatie (je ‘Why’ uit de Golden Circle *2) dan kun je verder onderzoek doen. Dat doe je bij voorkeur in samenwerking met diverse stakeholders. Je gaat op zoek naar alle kleine stukjes informatie die je gaan helpen om de uitdagingen, verwachtingen, de wensen en dromen van betrokkenen helder te krijgen. Je zoekt randvoorwaarden uit. Pas als je goed inzicht hebt, zal deze informatie je in staat stellen om ideeën te genereren die tot oplossingen leiden. Aan de hand van al deze ideeën kun je prototypes bedenken en komen tot een conceptvorm van je event. Deze kun je testen, evalueren en aanpassen. Keer op keer, want klaar ben je nooit. Immers de wereld om ons heen blijft veranderen en zo verandert het event iedere keer ook mee. Als je dit goed doet, creëer je loyale ambassadeurs.

Het is belangrijk een aantal cruciale aspecten in de gaten te houden als je een effectief ontwerp nastreeft, dat ontdekten onderzoekers van McKinsey (*3):

  1. Ontwerpen is een continu proces waarvan je resultaten net zo streng meet als je dat doet voor omzet en kosten.
  2. Werk met elkaar toe naar één vloeiende deelnemerservaring. Stel dus je deelnemers centraal!
  3. Zorg dat je ook stakeholders bij het ontwerp betrekt en dat zij verantwoordelijkheid nemen.
  4. Luister, herhaal, test in samen-werking met stakeholders, het is niet een eenmalige exercitie!

Uiteindelijk voegt het event waarde toe doordat er daadwerkelijk gedragsverandering plaatsvindt. Niet alleen de dagen erna maar het streven is voorgoed.


*1 Business Model Canvas by Alexander Osterwalder: www.toolshero.nl/strategie/business-model-canvas/
*2 Golden Circle by Simon Sinek: www.youtube.com
* 3 www.mckinsey.com/business-functions/mckinsey-design/our-insights/the-business-value-of-design

Ingrid Rip is een gedreven event-professional. Haar specialisatie is de (wetenschappelijke) associatie-markt. Ze is gecertificeerd meeting designer, trainer en consultant en helpt organisaties zoals convention bureaus, venues en verenigingen resultaten te verbeteren. 
www.rrem.nl

Blog edco: “Changing the game”

Blog edco: “Changing the game”

Blockpost on www.edco.global by Ruud Janssen:

Rinse, wash, repeat. The stale formula of most events.

Well not for this one!

“We’re not here to play the game, we’re here to change it!”

Here is what you missed if you were not one of the 300 participants to the Game Changing European Meetings & Events Conference in Den Haag (The Hague) in the Netherlands from 9-12 February 2019:

Great Event Design paired with the power of volunteerism and determination to deliver the event narrative with a slice of Dutch ingenuity has led to an event that sets a new milestone. See a glimpse of this in action in the #EMEC19 live blog .

Off course, the airport pickup was arranged so MPI Netherlands members personally drove their participants to the first venue. After the escape room opening event at the legendary Louwman Museum on Saturday evening , the Sunday morning started in a relaxed manner.  Beach jog, Yoga, City stroll and then, pick and choose from one of the 7 Experience Learning Journey. Out of the 7 options (including options for Ape Management, A Scenario Based Risk Simulation, being part of a Symphonic orchestra or exploring your bespoke DNA health & lunch) our team was enroute to Monster (literally).

We practiced what we preach and so the team at the Event Design Collective hosted Learning Journey #7 at Koppert Cressand here is a quick look at that 5 hour experience in 159 Seconds:

Next at the Fokker Terminal, we explored Design thinking through the lens of the epic Daan Roosegaarde  and subsequently got Sherlocked into the venue with 30 minutes to escape through a deeply immersive extraordinary collective experience where only through an massive collaborative effort we could obtain the special QR code to open the locked hangar doors to get to the buses.

Well and that was just the beginning of a series of experiences that just sucked you into the story of what needs to be done to change the game.

How did they do that?

The team that designed and subsequently created the event took the liberty to tell you how they did that in a session recorded just for you.

It’s recapped in a post by the team here and photos of the event.

PS: Did you know how the European Meetings & Events Conference #EMEC19 was designed for Meeting Professionals International by a dedicated team of volunteers in the Netherlands using the #EventCanvasRoel Frissen facilitated the Event Design sessions, see them in action here:

+ the next edition #EMEC20 Event Design is already getting underway. Onsite at #EMEC19, team Event Design Collective has mapped out the timeline of past editions of #EMEC (the European Meetings & Events Conference) and as it used to be called PEC (Professional Education Conference) in a series of Event Design Sprints using the #EventCanvas.

Keep a lookout for the 2020 edition at #EMEC20 in Sevilla Spain.

Were you there? Or do you have questions about this Event Design using the #EventCanvas? Leave us your observation, comments or questions below this article. We’re keen to hear from you.

Related Posts

Happy collective greetings!

Happy collective greetings!

The Event Design Collective, EDCo for short, is growing somewhere in BETWEEN steady and exponentially…;). This year we have successfully partnered with 3 new licensees who head up their countries as regional directors! Holland, Italy and France now all have great new champions to help us spread the word about great Event Design through a methodical teamwork.

During the holidays when you have some time…Check out our new website on: www.edco.global.

Happy holidays and a collective greeting to everyone!

“Step back to speed up!”

“Step back to speed up!”

In order to move beyond the mediocre state of affairs we see at most conferences today, the event industry needs to learn one simple principle… “Step back to speed up!”

The go go go mentality of the event game is good for getting things done. In fact it has made the industry what it is today. Bigger and better venues, with better food and lighting… the strength of events lies in organizing them.
But what if getting things done is not good enough anymore? What if the attendance of big events drop, simply because we’ve done them, seen them and have 200 t-shirts and lanyards to show for it. What can you do to re-imagine and innovate the concept of events by spending a little bit more time to think about what they actually are intended for.

This is what the Event Design handbook puts at the center of its own promise. How do you systematically innovate your event? What steps do you take to ask they right questions to the right people? And how can you learn from looking back, forward, in the present and across the border of your own doing. That is the challenge.

We get the right people together to collaborate on innovative concepts and teach them how to translate these new concepts to amazing new experiences!

for more:

http://Www.eventmodelgeneration.com

buy book at BIS

check out a great end to end blog about the MPI WEC18 conference