book 2 for EDCo

book 2 for EDCo

starting index for book 2 of the event Design Collective

Ruud, Roel and myself have started up our creation engines and initiated the coming to being of the second book to support the event industry in the elevation of its perspective. Together with our great Editor John Loughlin and our mastermind Paul Rulkens, this should be something to talk about…;).

HEITLAND INNOVATION & VY

HEITLAND INNOVATION & VY

A couple of years back I was in a house with some pretty Extraordinairy people. One of those was my house representative Jens Heitland. Jens has a quite power over him. He listens and lets you talk. A trait not many of us are used to. One of the things we both share is a passion for the process of innovation. Jens mainly as a driving force, myself as one who make the process visible. We ended up prototyping an experience, but found the process more interesting then the end result…;). The good thing was we liked working together.

experience map, drawn up in the front courtyard of the castle

The following year, Jens invited me to a great international event in Paris. A place where we got to engage real estate owners of some of the largest shopping centres in the world. The process of doing this, with a remotely located group of innovation experts and entrepreneurs, again was a blast! The results here were a bit different to the castle experience, but the engagement of the crowd was good. The urgency was articulated and the interaction with innovation realised.

Jens in session using a visual backdrop and some basic A3 prints to guide the conversation about the possibilities of the experience economy in the real estate domain

So now it is 2020… Jens jumps into the innovation game as a entrepreneur, starting his own innovation firm. And now things are getting interesting…;). Heitland Innovation and Visually yours are working together on an experience… Hope to make more of this visible soon! Thank Jens for your clarity of vision and directness of well spaces silence!

CHANGE PERCEPTION

CHANGE PERCEPTION

7 stages of change

I have been making Change visible for a long time and am starting to see and sometimes understand the meaning of the steps people take together to move from A to B. I just wanted to start sharing some of the images I have been making for clients. Visuals of process and change that might help YOU aswell!

Moving iterations of change seen over time

In 2018 I was fortunate enough to help team Bliss shape the foundation of their Authentic and meaningful change management rituals. This sketch was an attempt to visualise the flow of the 7 stages of change management.

  1. Denial for the need or present urgency of change
  2. Resistance of pending change…but being aware of it
  3. Development of a plan for change … based on the acceptance of it
  4. set back when the plans are not having the effects you want
  5. igniting the energy for change and finding the motivation for the current change plan
  6. losing that energy to lack of visible progress
  7. After a time you look back and see that you have grown as a group

The visual expressed the importance of connection between the people who are changing (usually clients) and the architects of that change (in this case team bliss). The undertow of this image is where the actual change can be seen in increments. Most times the problem lies in the lack of an explicit experience of change … this is why it is so important to make all change visible! We don’t believe in what we don’t see…;)

SHINTA’s Quest

SHINTA’s Quest

Lately I have aloud myself to listen more to my gut when it comes to helping people with their thinking. Shinta Oosterwaal is an extra-ordinairilly intuitive system worker, who shares her talent with executives and management teams who need to be brought to a next level of thinker and working together.

I really engaged with Shinta for the first time on a stormy day at the beach in Zandvoort. We had to find the right balance and flow of the Dutch Circular Leadership Conference and she blew my mind with her intuitive way of bringing a hole in our thinking into reality by literally revealing it to us by having us engage with the conference itself. This all sounds a bit free and high fly… but the breakthrough created the right tone we were looking for.

The Dutch Circular Leadership Conference 2019 is behind us and now we are living in a new society in need of ways to navigate our coming challenges.

Now this is where things got interesting. In a zoom session Shinta explain here upcoming Phd research project where she will be looking for a way to prove how the development of the individual will usher in the remodelling phase of our new economy, post COVID 19, and therefore proving that a focus on personal development has a direct societal effect.

After Our talk, I was at the dentist office with my three kids and I drew out this sketch. It has been keeping me quite busy, because it perfectly aligns with the “flexible Focus” principle I have been embedding in my work after hearing about it from Mark Ordensky (executive producer of LOTR series).
Each individual contribution to the shared development of a story (or a society for that matter) MATTERS!!!

I am so happy to be helping Shinta with this, because in actuality I am developing myself…;). Together we will have some kind of effect on society… can’t wait to see how I can make this visible!

sketch of our thinking about the fragmented homo economicus

link to post on linked in: https://www.linkedin.com/posts/shintaoosterwaal_voor-het-boek-anders-verder-legden-zich-activity-6659821661598072834-eKvW

Event Design Thinking by Ingrid Rip

Event Design Thinking by Ingrid Rip

The Event Design Collective has been growing! The latest Dutch addition is Ingrid Rip, with whom I am working on 5 articles about the use of Design in the Event Industry. You can check out the original article here at Meeting Magazine :

https://www.meetingmagazine.nl/magazine/artikel/1190/22276/van-design-thinking-naar-event-design

Design thinking stond aan de wieg van event design. Ik heb inmiddels een bijna heilig geloof in het goed onderzoeken met een divers team wat nu écht waarde toevoegt aan een event. Wat moet er echt veranderen? Het sparren over de wijze waarop je deze wenselijke verandering kan vertalen in een event vind ik iedere keer een feestje. Het gaat over stakeholders en hun doelstellingen, over verandering en vernieuwing richting impact, over meetbare resultaten en waardevol zijn: voor, tijdens en na het event. Eerst met kleine stapjes maar op de lange termijn leidend tot het bereiken van strategische doelen. Ik ga jullie in de komende maanden meenemen op een reis door ‘Designland’.

Visuals: Dennis Luijer, MSc. www.visuallyyours.nl

Inhoud of Logistiek?
Als meetingplanner organiseer je events soms op bijzondere plekken, vaak met bijzondere sprekers. Je ontmoet een diversiteit aan mensen en je leert iedere dag meer. Hiervan krijgen de meesten veel energie, ze genieten ervan als ze een goed geolied event hebben neergezet. Ze hebben er oprecht lol in! Toch verzanden we vaak direct in de logistiek: “omdat ik als planner nu eenmaal niet van de inhoud ben”, hoor ik vaak. We nemen de chaos en stress op de koop toe.

Of de opmerking “we doen dit al 10 jaar zo, ik hoef alleen de details maar aan te passen”. Veranderen is griezelig en dus horen we vaak “liever geen veranderingen!”. Ze weten immers wat ze nu hebben en stel je voor dat het na aanpassingen de mist ingaat? Dat risico wil je niet nemen. Bovendien is het overtuigen van de leidinggevende (of opdrachtgever) een ‘dingetje’.

Te veel drempels en eerlijk gezegd, denk ik dat we er een aantal vrij eenvoudig kunnen weerleggen. Graag deel ik mijn gedachten hierover met jullie in een serie artikelen die je in deze en komende edities van dit magazine kunt lezen. Ik ben namelijk overtuigd dat het echt anders kan. En laten we niet vergeten dat we in een wereld leven die zo aan verandering onderhevig is, dat herhalen wat nu goed werkt geen garantie voor de toekomst biedt.

Het bewust ontwerpen van evenementen kost doorgaans tijd en geld. Er is een manier om dat in een later stadium weer terug te verdienen. As je je vooraf goed verdiept in je stakeholders en rekening houdt met de randvoorwaarden, kun je toewerken naar het creëren van meerwaarde. Meerwaarde zal leiden tot het realiseren van (strategische) doelen. Het maakt niet uit of dit een vergadering van 10 personen betreft of een congres van 2.000. Dit samen ontwerpen van meerwaarde wordt veel lastiger als je hiermee pas start nadat je begonnen bent met de logistiek.

Hoezo design thinking?!
Ok, even terug naar het begin: design thinking. Waar komt design thinking vandaan en waar gaat dit eigenlijk over? Als ik een korte definitie zou mogen geven: design thinking is gestart als een tool om te innoveren vanuit strategische, innovatieve gedachten. Het is een methode die je in staat stelt om vernieuwend te denken. Deze manier van ‘anders’ denken is bij veel mensen bekend van bijvoorbeeld het Business Model Canvas van Alexander Osterwalder (*1). Het Event Design Collective heeft het in 2014 in onze sector gelanceerd, zoals jullie hebben gelezen in mijn interview met Roel Frissen en Ruud Janssen (MM nr. 2 2019).

Design thinking gaat niet per definitie om het bedenken van nieuwe produc-ten, diensten of in ons geval meetings & events. Het gaat ook over het goed bekijken wat je al hebt en hoe je dit anders kunt inzetten zodat het meerwaarde biedt. Per slot van rekening zoeken we allemaal naar alternatieve manieren om bijvoorbeeld problemen op te lossen, strategieën te ontwikkelen, nieuwe inzichten te krijgen omdat de wereld om ons heen snel verandert en tijd een steeds schaarser middel is.

Ondanks al die veranderingen willen we zinvol bezig blijven, waarde toe voegen. Dat is een reden waarom mensen graag met je samenwerken, waarom ze terugkomen en wat dus zorgt voor continuïteit. Design thinking helpt je om nieuwe wegen te bewandelen, om waarde toe te voegen, impactvolle evenementen te organiseren, bijzondere ervaringen te ontwerpen volgens een creatief én gestructureerd proces. Als je dat goed doet, kun je je onderscheiden. Er is één addertje onder het gras: je moet eerst controle loslaten om vanuit de chaos van kennis, informatie en veranderingen een nieuwe weg te ontwikkelen.

Het proces
Het proces is eigenlijk eenvoudig: als je de doelen en de waarden kent van je organisatie (je ‘Why’ uit de Golden Circle *2) dan kun je verder onderzoek doen. Dat doe je bij voorkeur in samenwerking met diverse stakeholders. Je gaat op zoek naar alle kleine stukjes informatie die je gaan helpen om de uitdagingen, verwachtingen, de wensen en dromen van betrokkenen helder te krijgen. Je zoekt randvoorwaarden uit. Pas als je goed inzicht hebt, zal deze informatie je in staat stellen om ideeën te genereren die tot oplossingen leiden. Aan de hand van al deze ideeën kun je prototypes bedenken en komen tot een conceptvorm van je event. Deze kun je testen, evalueren en aanpassen. Keer op keer, want klaar ben je nooit. Immers de wereld om ons heen blijft veranderen en zo verandert het event iedere keer ook mee. Als je dit goed doet, creëer je loyale ambassadeurs.

Het is belangrijk een aantal cruciale aspecten in de gaten te houden als je een effectief ontwerp nastreeft, dat ontdekten onderzoekers van McKinsey (*3):

  1. Ontwerpen is een continu proces waarvan je resultaten net zo streng meet als je dat doet voor omzet en kosten.
  2. Werk met elkaar toe naar één vloeiende deelnemerservaring. Stel dus je deelnemers centraal!
  3. Zorg dat je ook stakeholders bij het ontwerp betrekt en dat zij verantwoordelijkheid nemen.
  4. Luister, herhaal, test in samen-werking met stakeholders, het is niet een eenmalige exercitie!

Uiteindelijk voegt het event waarde toe doordat er daadwerkelijk gedragsverandering plaatsvindt. Niet alleen de dagen erna maar het streven is voorgoed.


*1 Business Model Canvas by Alexander Osterwalder: www.toolshero.nl/strategie/business-model-canvas/
*2 Golden Circle by Simon Sinek: www.youtube.com
* 3 www.mckinsey.com/business-functions/mckinsey-design/our-insights/the-business-value-of-design

Ingrid Rip is een gedreven event-professional. Haar specialisatie is de (wetenschappelijke) associatie-markt. Ze is gecertificeerd meeting designer, trainer en consultant en helpt organisaties zoals convention bureaus, venues en verenigingen resultaten te verbeteren. 
www.rrem.nl