Event Design Thinking by Ingrid Rip

Event Design Thinking by Ingrid Rip

The Event Design Collective has been growing! The latest Dutch addition is Ingrid Rip, with whom I am working on 5 articles about the use of Design in the Event Industry. You can check out the original article here at Meeting Magazine :

https://www.meetingmagazine.nl/magazine/artikel/1190/22276/van-design-thinking-naar-event-design

Design thinking stond aan de wieg van event design. Ik heb inmiddels een bijna heilig geloof in het goed onderzoeken met een divers team wat nu écht waarde toevoegt aan een event. Wat moet er echt veranderen? Het sparren over de wijze waarop je deze wenselijke verandering kan vertalen in een event vind ik iedere keer een feestje. Het gaat over stakeholders en hun doelstellingen, over verandering en vernieuwing richting impact, over meetbare resultaten en waardevol zijn: voor, tijdens en na het event. Eerst met kleine stapjes maar op de lange termijn leidend tot het bereiken van strategische doelen. Ik ga jullie in de komende maanden meenemen op een reis door ‘Designland’.

Visuals: Dennis Luijer, MSc. www.visuallyyours.nl

Inhoud of Logistiek?
Als meetingplanner organiseer je events soms op bijzondere plekken, vaak met bijzondere sprekers. Je ontmoet een diversiteit aan mensen en je leert iedere dag meer. Hiervan krijgen de meesten veel energie, ze genieten ervan als ze een goed geolied event hebben neergezet. Ze hebben er oprecht lol in! Toch verzanden we vaak direct in de logistiek: “omdat ik als planner nu eenmaal niet van de inhoud ben”, hoor ik vaak. We nemen de chaos en stress op de koop toe.

Of de opmerking “we doen dit al 10 jaar zo, ik hoef alleen de details maar aan te passen”. Veranderen is griezelig en dus horen we vaak “liever geen veranderingen!”. Ze weten immers wat ze nu hebben en stel je voor dat het na aanpassingen de mist ingaat? Dat risico wil je niet nemen. Bovendien is het overtuigen van de leidinggevende (of opdrachtgever) een ‘dingetje’.

Te veel drempels en eerlijk gezegd, denk ik dat we er een aantal vrij eenvoudig kunnen weerleggen. Graag deel ik mijn gedachten hierover met jullie in een serie artikelen die je in deze en komende edities van dit magazine kunt lezen. Ik ben namelijk overtuigd dat het echt anders kan. En laten we niet vergeten dat we in een wereld leven die zo aan verandering onderhevig is, dat herhalen wat nu goed werkt geen garantie voor de toekomst biedt.

Het bewust ontwerpen van evenementen kost doorgaans tijd en geld. Er is een manier om dat in een later stadium weer terug te verdienen. As je je vooraf goed verdiept in je stakeholders en rekening houdt met de randvoorwaarden, kun je toewerken naar het creëren van meerwaarde. Meerwaarde zal leiden tot het realiseren van (strategische) doelen. Het maakt niet uit of dit een vergadering van 10 personen betreft of een congres van 2.000. Dit samen ontwerpen van meerwaarde wordt veel lastiger als je hiermee pas start nadat je begonnen bent met de logistiek.

Hoezo design thinking?!
Ok, even terug naar het begin: design thinking. Waar komt design thinking vandaan en waar gaat dit eigenlijk over? Als ik een korte definitie zou mogen geven: design thinking is gestart als een tool om te innoveren vanuit strategische, innovatieve gedachten. Het is een methode die je in staat stelt om vernieuwend te denken. Deze manier van ‘anders’ denken is bij veel mensen bekend van bijvoorbeeld het Business Model Canvas van Alexander Osterwalder (*1). Het Event Design Collective heeft het in 2014 in onze sector gelanceerd, zoals jullie hebben gelezen in mijn interview met Roel Frissen en Ruud Janssen (MM nr. 2 2019).

Design thinking gaat niet per definitie om het bedenken van nieuwe produc-ten, diensten of in ons geval meetings & events. Het gaat ook over het goed bekijken wat je al hebt en hoe je dit anders kunt inzetten zodat het meerwaarde biedt. Per slot van rekening zoeken we allemaal naar alternatieve manieren om bijvoorbeeld problemen op te lossen, strategieën te ontwikkelen, nieuwe inzichten te krijgen omdat de wereld om ons heen snel verandert en tijd een steeds schaarser middel is.

Ondanks al die veranderingen willen we zinvol bezig blijven, waarde toe voegen. Dat is een reden waarom mensen graag met je samenwerken, waarom ze terugkomen en wat dus zorgt voor continuïteit. Design thinking helpt je om nieuwe wegen te bewandelen, om waarde toe te voegen, impactvolle evenementen te organiseren, bijzondere ervaringen te ontwerpen volgens een creatief én gestructureerd proces. Als je dat goed doet, kun je je onderscheiden. Er is één addertje onder het gras: je moet eerst controle loslaten om vanuit de chaos van kennis, informatie en veranderingen een nieuwe weg te ontwikkelen.

Het proces
Het proces is eigenlijk eenvoudig: als je de doelen en de waarden kent van je organisatie (je ‘Why’ uit de Golden Circle *2) dan kun je verder onderzoek doen. Dat doe je bij voorkeur in samenwerking met diverse stakeholders. Je gaat op zoek naar alle kleine stukjes informatie die je gaan helpen om de uitdagingen, verwachtingen, de wensen en dromen van betrokkenen helder te krijgen. Je zoekt randvoorwaarden uit. Pas als je goed inzicht hebt, zal deze informatie je in staat stellen om ideeën te genereren die tot oplossingen leiden. Aan de hand van al deze ideeën kun je prototypes bedenken en komen tot een conceptvorm van je event. Deze kun je testen, evalueren en aanpassen. Keer op keer, want klaar ben je nooit. Immers de wereld om ons heen blijft veranderen en zo verandert het event iedere keer ook mee. Als je dit goed doet, creëer je loyale ambassadeurs.

Het is belangrijk een aantal cruciale aspecten in de gaten te houden als je een effectief ontwerp nastreeft, dat ontdekten onderzoekers van McKinsey (*3):

  1. Ontwerpen is een continu proces waarvan je resultaten net zo streng meet als je dat doet voor omzet en kosten.
  2. Werk met elkaar toe naar één vloeiende deelnemerservaring. Stel dus je deelnemers centraal!
  3. Zorg dat je ook stakeholders bij het ontwerp betrekt en dat zij verantwoordelijkheid nemen.
  4. Luister, herhaal, test in samen-werking met stakeholders, het is niet een eenmalige exercitie!

Uiteindelijk voegt het event waarde toe doordat er daadwerkelijk gedragsverandering plaatsvindt. Niet alleen de dagen erna maar het streven is voorgoed.


*1 Business Model Canvas by Alexander Osterwalder: www.toolshero.nl/strategie/business-model-canvas/
*2 Golden Circle by Simon Sinek: www.youtube.com
* 3 www.mckinsey.com/business-functions/mckinsey-design/our-insights/the-business-value-of-design

Ingrid Rip is een gedreven event-professional. Haar specialisatie is de (wetenschappelijke) associatie-markt. Ze is gecertificeerd meeting designer, trainer en consultant en helpt organisaties zoals convention bureaus, venues en verenigingen resultaten te verbeteren. 
www.rrem.nl

13 years an engineer

13 years an engineer

a snowy March 6th 2006 – faculty of IDE at DUT

13 years ago [March 6th 2006], i drove down to the faculty of Industrial Design Engineering at DUT, set up my working prototype in the van Grinten Hall and held my final thesis talk about LAGOM (an interactive music mixing experience). After the laymen Talk, came the engineering exam with my 5 supervisors, which eventually culminated in my title of:

“Master of Industrial Design Engineering”
, with an [at the time] citation in the direction of DfI – “Design for Interaction”.

After 12 years at the faculty and 8 months at Philips Media Interaction Group [part of Philips Research], I was done.

me with my main DUT supervisor , Prof. Dr. Rene van Egmond

My first experience after graduation was the reception at the ID-Kaffee, where emotions ran freely as did the beer…;). When I finally got home at my parents house, I was confronted with a bolted door. I was sent on a quest by my JAMMED brothers, to find the tools that would help me break down the door. During the reception I got one sledgehammer and one axe. I tried using them but ended up needing a tool with a little more finesse…;). I was handed a chainsaw… the door went down like “butter”. What a great way to start on the road of engineering solutions, breaking and tearing down my own door.

I was done with the beginning.
Because with this MSc. title in my pocket and a young company to develop, at 33 i could finally START sharing what I had learned, with people in need of that knowledge. What came after was a great flood stream of experiences challenging the chainsaw, which if I look back at the last 13 years have kept me learning constantly.

Today is my engineering day!

Blog edco: “Changing the game”

Blog edco: “Changing the game”

Blockpost on www.edco.global by Ruud Janssen:

Rinse, wash, repeat. The stale formula of most events.

Well not for this one!

“We’re not here to play the game, we’re here to change it!”

Here is what you missed if you were not one of the 300 participants to the Game Changing European Meetings & Events Conference in Den Haag (The Hague) in the Netherlands from 9-12 February 2019:

Great Event Design paired with the power of volunteerism and determination to deliver the event narrative with a slice of Dutch ingenuity has led to an event that sets a new milestone. See a glimpse of this in action in the #EMEC19 live blog .

Off course, the airport pickup was arranged so MPI Netherlands members personally drove their participants to the first venue. After the escape room opening event at the legendary Louwman Museum on Saturday evening , the Sunday morning started in a relaxed manner.  Beach jog, Yoga, City stroll and then, pick and choose from one of the 7 Experience Learning Journey. Out of the 7 options (including options for Ape Management, A Scenario Based Risk Simulation, being part of a Symphonic orchestra or exploring your bespoke DNA health & lunch) our team was enroute to Monster (literally).

We practiced what we preach and so the team at the Event Design Collective hosted Learning Journey #7 at Koppert Cressand here is a quick look at that 5 hour experience in 159 Seconds:

Next at the Fokker Terminal, we explored Design thinking through the lens of the epic Daan Roosegaarde  and subsequently got Sherlocked into the venue with 30 minutes to escape through a deeply immersive extraordinary collective experience where only through an massive collaborative effort we could obtain the special QR code to open the locked hangar doors to get to the buses.

Well and that was just the beginning of a series of experiences that just sucked you into the story of what needs to be done to change the game.

How did they do that?

The team that designed and subsequently created the event took the liberty to tell you how they did that in a session recorded just for you.

It’s recapped in a post by the team here and photos of the event.

PS: Did you know how the European Meetings & Events Conference #EMEC19 was designed for Meeting Professionals International by a dedicated team of volunteers in the Netherlands using the #EventCanvasRoel Frissen facilitated the Event Design sessions, see them in action here:

+ the next edition #EMEC20 Event Design is already getting underway. Onsite at #EMEC19, team Event Design Collective has mapped out the timeline of past editions of #EMEC (the European Meetings & Events Conference) and as it used to be called PEC (Professional Education Conference) in a series of Event Design Sprints using the #EventCanvas.

Keep a lookout for the 2020 edition at #EMEC20 in Sevilla Spain.

Were you there? Or do you have questions about this Event Design using the #EventCanvas? Leave us your observation, comments or questions below this article. We’re keen to hear from you.

Related Posts